ذاكرة الشركة وبروتوكول التسليم بين الفرق: الأرشيف شيء واحد، وذاكرة الشركة شيء آخر!

إن مجرد وجود 20 مجلدًا من المجلة في المكتبة لا يعني أن الذاكرة المؤسسية موجودة. نظر محرر جديد إلى المجلة الموجودة على الرف وسأل، "ما هو قالب InDesign الذي تم كتابة هذه المجلة به؟" ما الخطوط التي تم استخدامها؟ ما هي الورقة المفضلة في المطبعة؟ "ما هي شركة الشحن التي أعطت خصمًا أثناء التوزيع؟" لا يمكن العثور على إجابات لأسئلتك.

الذاكرة المؤسسية؛ هي وصفة الطهي للمجلة. سيكون الطعام في المطعم دائمًا إذا تم طهيه وفقًا لدليل المطبخ، وليس وفقًا للوصفة السرية الموجودة في رأس الشيف. يجب أيضًا أن يُعهد بمطبخ المجلة إلى وثائق الشركة المكتوبة، وليس إلى ذكريات الناس.

على رئيس التحرير الذي ينقل مهامه إلى فريق جديد أن يترك على الطاولة الملفات الحيوية الثمانية التالية:

1) دليل سياسة النشر والأسلوب: قواعد التهجئة وخطوط العناوين ولغة المجلة والخطوط الحمراء التحريرية.\n2) قوالب التصميم الجاهزة: شبكات الصفحات وأنماط الفقرات والصفحات الرئيسية هي ملفات قوالب InDesign جاهزة (.INDT).\n3) دليل الموردين ودور الطباعة: معلومات الاتصال الخاصة بدور الطباعة الموثوقة، وبائعي الورق بالجملة، وأرقام اتفاقيات الشحن ونصوص متوسط التكلفة.\n4) دليل الاتصال بالمؤلف والمستشار: عناوين الاتصال بالمؤلفين والأكاديميين والشعراء الذين سبق لهم أن كتبوا وساهموا في المجلة.\n5) نموذج نصوص الاتصال المستخدم: نص مختصر للمؤلف، خطاب رفض، خطاب شكر، نماذج الموافقة على حقوق الطبع والنشر.\n6) نموذج نقل الحساب والسلطة: النقل الرسمي للوحة موقع الويب، وحساب إدارة MagPublish، وكلمات مرور البريد الإلكتروني، والوصول إلى الوسائط الاجتماعية. دقيقة.\n7) ملاحظات حول الأزمات الماضية والحلول: '3. هذه هي الطريقة التي حللنا بها أزمة حقوق الطبع والنشر التي واجهناها في هذا الإصدار، وملاحظات التجربة المريرة مثل "لقد ضللتنا دار الطباعة هذه في الإصدار الخامس.\n8) البيانات المالية وتاريخ الميزانية: تحقيقات الدخل والمصروفات للأعداد السابقة.

ولا ينبغي لعملية النقل هذه، وخاصة في المدارس الثانوية والأندية الجامعية، أن تكون إجراءً شكليًا، بل تقليدًا واحتفالًا مؤسسيًا. يجب على الطلاب الكبار اصطحاب طلاب السنة الثانية والثالثة معهم بصفتهم "محررين مساعدين" في العدد الأخير قبل ترك مناصبهم؛ يجب عليه / عليها تعليم كل خطوة من خطوات المطبخ من خلال القيام بذلك معًا.

بهذه الطريقة، عندما يتخرج الطلاب ويغادرون، يعرف الفريق الجديد بالضبط ما يجب القيام به؛ وتستمر المجلة في طريقها دون أن تتعثر ولو ليوم واحد. تتغير الأجيال، لكن صوت المجلة يظل عاليا لعدة قرون.